教わった仕事がまだ終わっていないのに、別の先輩から「これも今日中に」と頼まれた。どちらを先にするか分からず、新人だからと全部引き受けてしまう。そんなとき、何から相談すればよいのでしょうか。
まずは、いま残っている仕事と確認済みの期限を並べ、誰に何を決めてもらう必要があるかを整理します。慣れていない作業は、かかる時間や完成の形が分からなくても構いません。その「分からないこと」も相談する内容です。
この記事では、仕事量が多いと感じている新人・若手の方に向けて、手元のメモに書ける項目と、上司への伝え方を紹介します。最後まで読めば、一度の相談に持っていくメモを作れます。
依頼された事実と、まだ分からないことを分ける
自分に仕事が集中していると、周囲の働き方が気になることもあります。ただ、外から見える様子だけでは、他の人の担当業務や事情までは分かりません。相談では、実際に引き受けた仕事と、どこに影響が出ているかを伝えます。
たとえば「先輩が仕事をしないから忙しい」を、次のように書き直してみます。以下は説明用の架空例です。
- 分かっている事実：今日10時に上司から入力作業を頼まれ、14時には別の先輩から資料の修正を追加で頼まれた。入力作業はまだ終わっていない。
- まだ分からないこと：二つのうち、どちらを先に仕上げるのか。資料の修正は、どこまで必要なのか。
- 確認したいこと：先に進める仕事と、後になる仕事の期限を決めてもらいたい。
誰かの意図を説明できなくても、自分が受けた依頼と困っている点は伝えられます。「すぐに」と言われただけなら、具体的な期限は未確認として残しましょう。
抱えている仕事を3件まで書き出す
すべての業務を完全に整理する前に、期限が重なっている仕事を3件まで選びます。紙や普段使っているメモ帳へ、次の欄を仕事ごとにコピーして使ってください。
仕事名： 依頼した人： 何を渡せば完了か： 期限と、その期限を確認した相手： いま終わっている部分／残っている部分： 残る作業時間の見込み（不明でも可）： 教わりたいこと・回答を待っていること： 順番・範囲・期限を変えるときの確認先：
「資料作成」だけでは残りの量がつかみにくければ、「数字を集める」「内容を確認してもらう」「修正する」などに分けます。自分が手を動かす時間と、相手の返答を待つ時間も分けておくと、どこで止まっているかを説明できます。
初めての仕事で時間を見積もれない場合は、「手順が未確認」「途中で一度見てもらいたい」と書いて構いません。無理に短い時間を答えるより、見本や確認してもらう時点を相談する材料にします。
最後に、今日の勤務時間のうち、打合せ・休憩・すでに決まっている予定を除いて使える時間も書きます。終わりそうにない仕事があれば、残業する前提だけで予定を埋めず、調整が必要なものとして相談へ持っていきます。
上司に順番・範囲・期限を相談する
仕事を並べたら、上司や業務を割り振る担当者へ、重なっている仕事と決めてほしいことを伝えます。別の先輩や部署からの依頼も、一覧から外さずに見せます。
次は、相談文を組み立てるための架空例です。今日使える作業時間が約2時間で、次の仕事が残っているとします。
- A・入力作業：今日17時までと上司に確認済み。残りは1〜2時間の見込み。
- B・資料の修正：先輩から「今日中に」と追加依頼。修正箇所と所要時間は未確認。
- C・初めての集計：明日10時までと上司に確認済み。手順を教わる必要があり、所要時間は不明。
Aだけでも今日の作業時間を使う可能性があり、BとCを含めた見通しは立っていません。そこで、「忙しいです」に加えて、次のように確認します。
Aの入力が残っていて、あと1〜2時間の見込みです。Bの修正も今日中と頼まれましたが、必要な範囲をまだ確認できていません。Aを先に終え、Bの範囲と期限を調整してよいでしょうか。明日10時までのCは手順が分からないので、今日中に確認する相手と時間も相談したいです。
調整できるのは順番だけとは限りません。先に渡す範囲を絞る、期限を動かす、教える人や担当者を決める、といった点も相談できます。自分で案を作れないときは、「この中で先に必要なものと、後になる仕事の扱いを教えてください」と聞くところから始めます。
別の人からの依頼を変更する場合は、その依頼者への確認を誰がするかも決めます。自分の上司へ相談した段階で、全員が変更を了承したと考えないようにします。
返事が曖昧なとき、相談しにくいときの進め方
「全部大事」「できるところまで」と言われて迷ったら、最初に渡すものを一つ確認します。次の文は、返事を確かめるための文例です。
先に仕上げるのはAでよいでしょうか。その場合、Bは今日中に終わるか未定です。Bの範囲と期限は、どなたに確認すればよいでしょうか。
相談の後は、確認できた変更、まだ返事がないこと、次に確認する時点を短く残します。返事がないことを了承と扱わず、期限が近づいても決まらない場合は、業務を調整できる上司や責任者へ状況を共有します。待つ間に進める範囲も確認しておきます。
相談した日時・相手： 確認できた順番・範囲・期限： 別の依頼者への確認状況： まだ決まっていないこと： 次に誰へ、いつ確認するか：
仕事を追加で頼まれたり、手順を確認して見積もりが変わったりしたら、前の予定に何が影響するかを伝え直します。一度相談したからといって、その後に増えた仕事まで同じ期限で進められるとは限りません。
直属の上司に話せないときは、別の相談先を選ぶ
相談すると怒鳴られる、嫌がらせがあるなど、直属の上司には話しにくい場合もあります。仕事のメモを完成させることにこだわらず、別の管理職、人事、社内の相談窓口など、話せる相手につないでください。
社内で相談しにくい職場のトラブルについては、厚生労働省の総合労働相談コーナーが相談先になります。いじめ・嫌がらせなどの労働問題を、面談または電話で無料相談できます。仕事のストレスや悩みを話したいときは、「こころの耳」の相談窓口もあります。利用方法や受付時間は、それぞれの公式案内で確認できます。
まずは、期限が重なっている仕事を一つ選び、「残っている作業」「まだ分からないこと」「決めてほしいこと」を書いてみてください。自分だけでは変えられない期限や担当を、調整する人へ渡すためのメモになります。
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